L’art martial de la prise de décision efficace : Managers redécouvrez la clé du succès !

La prise de décision est au cœur du quotidien des organisations. Elle joue un rôle déterminant dans la capacité à atteindre les objectifs et à naviguer dans un monde incertain, complexe et en constante évolution.

Dans cet article, nous explorerons l’importance de la prise de décision efficace, les défis courants auxquels nous sommes confrontés, le rôle du manager dans ce processus, et comment développer une agilité décisionnelle. Nous discuterons également des stratégies pour améliorer l’efficacité de nos décisions, de l’impact de ces décisions sur le succès, et des outils et techniques pour optimiser le processus décisionnel. Nous découvrirons comment maîtriser cet art martial de la prise de décision efficace pour assurer le succès à court, moyen et long terme.

L’importance d’une prise de décision efficace

Une décision efficace est fondamentale pour réussir et atteindre les objectifs. Chaque décision, grande ou petite, a le potentiel de nous en rapprocher ou, au contraire, de nous en éloigner. Une décision judicieuse peut ouvrir une porte d’opportunités, tandis qu’une erreur de jugement peut entraîner des conséquences indésirables. Comprendre l’importance de la prise de décision est le premier pas vers l’amélioration de cette compétence cruciale.

Dans les organisations, la capacité à prendre des décisions rapidement et de manière éclairée est ce qui distingue souvent les leaders efficaces des autres. Les décisions prises par les managers, qu’elles concernent la stratégie d’entreprise, les investissements, les projets à lancer ou à continuer, les produits ou les services, ou la gestion des ressources humaines, ont un impact significatif sur la santé et la performance de l’organisation. Par conséquent, développer une compétence en prise de décision est essentiel pour tout leader aspirant contribuer au succès.

Cependant, la prise de décision ne concerne pas uniquement les grandes décisions stratégiques. Elle englobe également les petits choix quotidiens qui, cumulés, façonnent notre trajectoire vers le succès. 

Savoir quand déléguer une tâche, comment gérer son temps efficacement, et même choisir les batailles à mener sont des aspects de la prise de décision qui influencent notre efficacité au travail et notre équilibre personnel.

Les défis courants de la prise de décision

La prise de décision peut souvent s’avérer complexe et intimidante. Plusieurs obstacles peuvent entraver notre capacité à faire des choix judicieux, notamment le manque d’information, l’incertitude quant aux conséquences, la pression du temps, et nos propres préjugés cognitifs. Ces défis sont omniprésents, où les décisions doivent souvent être prises rapidement et avec des informations limitées.

L’un des défis majeurs est l’objet, “le quoi”, pour lequel la décision aiderait à atteindre l’objectif. “Le quoi”, c’est l’effet ou l’impact que l’on recherche. La décision permet de cheminer dans un monde complexe et incertain. Régulièrement, les décisions portent sur les activités qui, in fine, doivent amener l’effet recherché, enfin si on y prête une attention particulière. Mais régulièrement, ce n’est pas l’effet que l’on cherche à atteindre mais les activités que l’on réalise. Ces activités de delivery de projets, de services ou de produits sont l’attention de tous et des managers en ayant à cœur de décider sur comment atteindre 100% du périmètre attendu. 

Parmi toutes les actions de décision, a-t-on vraiment porté des décisions efficaces ? Comment savons-nous que nos décisions sont efficaces ? Qu’est-ce qu’une décision efficace ?

Un autre des défis majeurs est l’excès d’information, ou la paralysie par l’analyse, où la quantité massive de données disponibles rend difficile la sélection des informations pertinentes pour la décision. Cette surcharge d’information peut conduire à l’indécision, retardant des actions nécessaires et potentiellement nuisibles à l’organisation.

De plus, les biais cognitifs, tels que le biais de confirmation (la tendance à privilégier les informations qui confirment nos croyances préexistantes) ou l’effet de l’ancrage (se fier trop fortement à la première information reçue), peuvent fausser notre jugement. Reconnaître et contrer ces biais est essentiel pour améliorer notre processus décisionnel.

Comment renforcer l’efficacité de la prise de décision

Pour renforcer l’efficacité des prises de décision plusieurs approches peuvent être adoptées :

Clarifier les objectifs et les priorités avant de prendre une décision. Cela aide à concentrer notre attention sur ce qui est réellement important et à évaluer les options en fonction de leur capacité à nous rapprocher de nos objectifs.

Systématiser le processus décisionnel en utilisant des cadres de décision et des checklists. Ces outils peuvent aider à structurer notre réflexion, à évaluer les options de manière plus objective, et à assurer que tous les aspects critiques d’une décision ont été pris en compte. De plus, ils peuvent faciliter la prise de décision collaborative en fournissant un langage commun et des critères clairs pour l’évaluation des options.

Développer une tolérance à l’ambiguïté et à l’incertitude. Cela implique d’accepter que chaque décision comporte une part de risque et que l’issue ne peut pas toujours être prédite avec certitude. Cultiver une telle tolérance peut nous aider à prendre des décisions plus audacieuses et innovantes, tout en restant conscients des risques et en mettant en place des stratégies pour les atténuer.

Adopter une approche systématique et structurée à la prise de décision: Les managers peuvent améliorer leur efficacité décisionnelle en suivant des processus structurés qui comprennent la définition claire des problèmes, l’évaluation des alternatives, et la prise de décision basée sur des critères bien définis et des analyses rigoureuses. Par exemple : 

• Le processus de Lean Portfolio Management est une bonne illustration d’un processus structuré, que l’on détaillera plus bas.
• Les processus de gouvernance agile basés sur des supports simples, construits souvent selon les principes de management visuel, avec des indicateurs montrant les faits.

Comprendre et atténuer les biais cognitifs: Les managers doivent être conscients de leurs biais cognitifs, ou ceux à l’œuvre dans l’organisation. Par exemple, un climat de peur vis-à-vis d’une direction générale peut influencer négativement la prise de décision. La peur ou le manque de confiance sont régulièrement des biais observés qui impactent les décisions.

L’accès aux informations, la transparence et la factualisation: L’utilisation efficace des données, des faits, y compris dans les indicateurs générés ou mis à disposition peut soutenir les managers. Cela améliore l’accès aux informations pertinentes et en facilite une utilisation dans la collaboration et le partage des connaissances.

Développer les compétences décisionnelles: On peut aussi agir sur les compétences décisionnelles des managers en proposant des sessions de formation pour éduquer leur capacité.

Le rôle du manager dans la prise de décision

Le manager joue un rôle clé dans la prise de décision au sein d’une organisation. Non seulement il doit faire preuve d’une grande agilité décisionnelle pour ses propres décisions, mais il doit aussi encadrer et développer cette compétence au sein de son équipe. Un bon manager sait quand impliquer son équipe dans le processus décisionnel et comment équilibrer l’autonomie et la direction nécessaire pour permettre à ses collaborateurs de prendre de bonnes décisions.

Encourager une culture de prise de décision collaborative peut augmenter l’engagement des employés et contribuer à des décisions plus éclairées, bénéficiant de divers points de vue. Cependant, cela requiert du manager de savoir quand et comment déléguer efficacement, ainsi que de fournir un cadre clair et des objectifs précis pour guider les décisions de l’équipe.

De plus, le manager a la responsabilité de développer la résilience décisionnelle de son équipe, en encourageant l’apprentissage à partir des erreurs et en cultivant un environnement où la prise de risque calculée est valorisée. Cela implique de reconnaître que toute décision comporte une part d’incertitude et que l’échec, lorsqu’il est bien géré, peut être une source précieuse d’apprentissage.

Développer l’agilité dans la prise de décision

L’agilité décisionnelle est la capacité à prendre des décisions de manière rapide et efficace dans un environnement incertain et en constante évolution. Développer cette compétence nécessite de cultiver une mentalité flexible et ouverte, prête à s’adapter et à réagir aux changements rapidement. Cela implique également d’être capable d’évaluer rapidement une situation, de peser les pour et les contre, et de prendre une décision éclairée même en l’absence d’informations complètes.

Pour améliorer l’agilité décisionnelle, il est crucial de pratiquer la prise de décision dans des contextes variés et de se mettre régulièrement au défi. Cela peut impliquer de simuler des scénarios de prise de décision, de solliciter activement des retours sur les décisions prises, et d’apprendre continuellement de ses expériences ainsi que de celles des autres.

Un autre aspect important est de développer la capacité à distinguer les décisions qui nécessitent une réflexion approfondie de celles qui peuvent être prises plus rapidement. Cela implique d’établir des critères clairs pour évaluer l’importance et l’urgence des décisions, permettant ainsi de prioriser efficacement et de réduire le risque de paralysie par l’analyse.

Incertitude et prise de décision

Un aspect crucial des processus décisionnels concerne le rapport à l’incertitude, lorsqu’il est impossible d’avoir toutes les informations nécessaires pour prendre une décision.

Reconnaître l’incertitude inhérente à toute décision : La prise de décision sous incertitude est un aspect fondamental de la vie quotidienne et professionnelle. Les décideurs doivent souvent opérer sans connaître toutes les alternatives ou les conséquences possibles, ni les probabilités associées à ces conséquences.

Mesurer et analyser l’incertitude : Il est essentiel de développer des méthodes pour évaluer l’incertitude. Dans les systèmes d’information incomplets, par exemple, il est possible de mesurer l’incertitude des règles de décision à l’aide de valeurs de probabilité approximatives, aidant ainsi à mieux comprendre et gérer les décisions sous incertitude.

Appliquer des stratégies de gestion de l’incertitude : Les décideurs utilisent diverses stratégies pour gérer l’incertitude, telles que la réduction de l’incertitude, le raisonnement basé sur des hypothèses, et la pesée des avantages et des inconvénients des alternatives. Chaque type d’incertitude (comme la compréhension insuffisante, l’information incomplète ou les alternatives indifférenciées) peut nécessiter une approche différente

Comprendre l’impact des décisions sur le succès

Les décisions que nous prenons ont un impact profond sur notre succès personnel et professionnel. Chaque choix ouvre une voie vers de nouvelles opportunités tout en fermant d’autres portes. Comprendre cet impact est crucial pour orienter nos décisions de manière à maximiser nos chances de succès.

Cela implique de prendre en compte non seulement les conséquences immédiates d’une décision, mais aussi ses effets à long terme. Une décision peut sembler bénéfique à court terme mais avoir des conséquences négatives inattendues sur le long terme. Par conséquent, une approche holistique et prospective est nécessaire pour évaluer les décisions.

De plus, il est important de reconnaître que le succès ne dépend pas uniquement des grandes décisions stratégiques, mais aussi des nombreuses petites décisions quotidiennes. L’accumulation de ces petites décisions peut avoir un impact tout aussi significatif sur notre trajectoire vers le succès. Par conséquent, il est essentiel d’accorder une attention particulière à ces choix apparemment mineurs.

Lean Portfolio management, processus clé pour amplifier l’efficacité de décisions opérationnelles et stratégiques

Plusieurs outils et techniques peuvent faciliter la prise de décision efficace. Parmi ceux-ci, le Lean portfolio management qui aide à prioriser les sujets à lancer, à continuer ou à arrêter est particulièrement clé et utile. C’est une approche et un outil qui vise à aligner les activités d’une organisation avec ses objectifs stratégiques, tout en favorisant une prise de décision rapide et éclairée. Voici comment il contribue à cela :

1. Transparence et visibilité: il favorise la transparence en rendant visible l’ensemble des initiatives, des projets et des activités en cours dans le portefeuille. Cela permet aux managers d’avoir une vue d’ensemble claire de ce qui se passe et facilite la prise de décision.
2. Priorisation basée sur la valeur ou l’impact: L’une des principales pratiques du LPM est la priorisation des initiatives en fonction de la valeur ou de l’impact recherché. En se concentrant sur les activités qui génèrent le plus de valeur ou d’effet, les managers peuvent s’assurer que les équipes réalisent les sujets les plus importants en prenant des décisions éclairées sur où investir.
3. Feedback continu: Il encourage un cycle d’apprentissage continu en recueillant régulièrement des feedbacks sur les initiatives en cours. Cette rétroaction permet aux managers de s’adapter rapidement aux changements de conditions et de prendre des décisions éclairées basées sur des données récentes.
4. Gestion des risques: il intègre la gestion des risques dans le processus de prise de décision. En identifiant et en évaluant les risques associés à chaque initiative, les décideurs peuvent prendre des décisions éclairées sur la manière de les atténuer ou de les éviter.
5. Flexibilité et réactivité: Grâce à sa nature agile, le LPM permet à l’organisation de s’adapter rapidement aux changements du marché ou de l’environnement concurrentiel. Cela permet aux décideurs de prendre des décisions éclairées en temps opportun, plutôt que de s’appuyer sur des processus lourds et rigides.
6. Le LPM peut se structurer autour de 5 phases clés : 
   1. Phase d’émergence des initiatives : la phase de récolte pour consolider des initiatives dans le backlog. Les initiatives peuvent venir des collaborateurs, des équipes, des managers ou de la direction. À ce stade, les décisions prises concernent les initiatives que l’on garde et celles que l’on ne garde pas.
   2. Phase de qualification par l’effet d’une initiative, et généralement porté par un binôme tech et produit ou un responsable de l’initiative. En très peu de temps, on peut évaluer la pertinence de l’initiative selon des critères définis. Les décisions portent sur continuer pour passer à l’étape suivante ou d’abandonner.
   3. Phase de cadrage d’une initiative qui permet d’évaluer en profondeur l’initiative, identifier les risques, les impacts, l’effort ou le budget nécessaire, les équipes à mobiliser et quand le seront-elle, etc…. Il s’agit d’un processus plus long nécessitant d’itérer fréquemment sur l’avancement ainsi que décider une fois cette phase terminée quand lancer la réalisation technique par les équipes. 
   4. Phase de réalisation d’une initiative par l’équipe ou les équipes. Cette phase est généralement couplée au processus de gouvernance agile ou pilotage pour suivre la réalisation par l’équipe ou les équipes. Les décisions lors de cette phase sont généralement : STOP, ENCORE, À LANCER ou STAND-BY.
   5. La dernière phase de revue des effets versus investissements réalisés. Généralement cette dernière phase est rarement mise en place alors que les apprentissages permettraient d’approfondir les connaissances pour améliorer les premières phases.

Le Lean Portfolio Management fournit aux décideurs la visibilité, la structuration, les informations et les outils nécessaires pour prendre des décisions éclairées centrées idéalement  sur les effets recherchées et à minima sur la delivery.  Il permet de soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation tout en restant flexibles et réactifs aux changements.

Un LPM centré sur l’impact ou bien sur le delivery. Malheureusement trop souvent centré sur le delivery ?

Un Lean Portfolio Management centré sur l’impact ou l’effet met l’accent sur la création de valeur pour l’organisation et ses parties prenantes, ainsi que sur la mesure des résultats concrets plutôt que sur le delivery ou les livrables (output). 

Rester centré sur le delivery c’est souvent oublié l’effet que l’on recherche et renforce l’idée qu’il faut réaliser la totalité du delivery pour atteindre l’objectif. Se focaliser sur l’effet permet d’envisager la possibilité d’atteindre cet objectif sans pour cela avoir besoin de réaliser 100% du delivery. 

Une fois que les initiatives dans le flux du LPM, il est crucial de suivre et de mesurer l’effet réellement réalisé. Cela implique de mettre en place des indicateurs  (KPIs) pour chaque résultat clé identifié, et de suivre les progrès réalisés. Prendre en compte l’effet comme pierre angulaire du LPM plutôt que le delivery (un moyen) permet à l’organisation de maximiser la création de valeur et de s’assurer que ses initiatives contribuent de manière significative à la réalisation de ses objectifs stratégiques.

Conclusion : maîtriser l’art de la prise de décision efficace pour un succès à long terme

La prise de décision efficace est une compétence essentielle pour le succès personnel et professionnel. Elle requiert une compréhension claire des enjeux, une évaluation judicieuse des options, et la capacité à agir de manière décisive. En développant l’agilité décisionnelle, en prenant en compte l’incertitude, en adoptant des stratégies efficaces, et en comprenant l’impact de nos décisions, nous pouvons naviguer plus aisément dans un monde complexe et incertain.

S’appuyer sur des processus comme le Lean portfolio Management pour organiser le flux des activités et ponctuer régulièrement par des décisions éclairées appuyés par une collaboration efficace renforce l’efficacité organisationnelle. Les décisions sont vues et vécues comme des activités vecteurs de sens. La répétition et l’amélioration continue mise en œuvre dans les processus décisionnels renforcent pour les managers la  maîtrise de l’art de la prise de décision efficace. Cela permettra aussi de redonner aux managers une contribution significative non seulement à l’atteinte des objectifs, mais aussi au succès de l’organisation.

La maîtrise de la prise de décision est un voyage continu d’apprentissage et de croissance. En embrassant ce voyage avec curiosité et ouverture d’esprit, nous pouvons débloquer le plein potentiel et ouvrir la voie à un avenir réussi et épanouissant.